Es gibt nicht „die Projektplanung für Autor:innen“, weil es keine homogene Gruppe der „Autor:innen“ gibt. Ihr könnt freie Texter:innen sein oder in einem Unternehmen für den digitalen Output verantwortlich. Oder du betreibst einen eigenen Blog, bist Influencer:in oder verdienst mit einem Online-Shop dein Geld.

So unterschiedlich diese Jobs sind, so unterschiedlich wird euer Projektmanagement sein. Und trotzdem gibt es Ähnlichkeiten – denn es geht um Texte. Hier der Versuch, diesen Teil für euch herauszuarbeiten.

Was alles bei digitalen Inhalte zu beachten ist

Und welchen Herausforderungen müssen sich alle stellen, die digitale Inhalte produzieren? Kreativität ist es nicht. Denn diese lässt sich recht gut in ein reguläres Projektmanagement integrieren. Beim Texten ist die Herausforderung, die Aufgaben nicht zu unterschätzen, die anstehen. In aller Regel denken alle anderen, ein Text wird nun mal geschrieben und ist dann fertig. Doch die Realität sieht anders aus:

1. Dynamischer Inhalt: Digitaler Inhalt ist oft, oder eigentlich fast immer dynamisch. Das bedeutet, dass er ständig aktualisiert oder verändert werden sollte. Das erfordert ein flexibles Projektmanagement, das auf ständige Änderungen reagieren kann.
2. Kollaboration: An vielen Inhalten arbeiten mehrere Menschen. Wir arbeiten heute in Teams und an verschiedenen Orten. Das muss nicht nur das Projektmanagement-Tool abbilden. Auch das Werkstück, also der Text, muss flexibel und für alle erreichbar sein. Ein Word-Dokument per E-Mail zu verschicken, ist so ziemlich die schlechteste Lösung.
3. Multimedia-Inhalte: Digitale Inhalte beinhalten oft verschiedene Medienformate wie Text, Video, Audio, Grafiken und interaktive Elemente. Ein effektives Projektmanagement muss daher den Überblick über eine Vielzahl von Elementen und deren Integration gewährleisten.
4. Suchmaschinenoptimierung (SEO): Die Erstellung von Inhalten für digitale Plattformen erfordert oft die Einbeziehung von SEO. Und SEO wird im besten Fall strategisch betrieben. Bei Themenfindung und Ausarbeitung sitzt also noch jemand mit am Tisch.
5. Feedback und Revisionen: Digitale Inhalte erfordern oft mehrere Überarbeitungen. Wenn die erste Version fertig ist, geht der Tanz von Lektorat, Korrektorat, Fact-Checking und Abnahmen erst los. Das Projektmanagement muss also ein funktionierendes System zur Rückmeldung und Überarbeitung bieten.
6. Analytics und Leistungsmessung: Nach der Veröffentlichung von digitalen Inhalten ist es möglich und deshalb sinnvoll, ihre Leistung zu messen. Auch das kann ins Projektmanagement einbezogen werden.
7. Verwaltung der Assets: Damit ist gemeint, was in der Musik als Back-Katalog bezeichnet wird. Also der Bestand aller vorhandenen, digitalen Werte, also Assets, die schon vorhanden sind. Es ergibt wenig Sinn, immer denselben Artikel zu schreiben. Aber wer weiß schon, welche Artikel bereits online sind?

Ja, das klingt alles auch nach einem Redaktionsplan. Und es gibt gute Redaktionspläne, die einen Teil dieses Projektmanagement abbilden. Doch die meisten bilden bestenfalls ab, welche Artikel wann in welche Kanäle geschrieben werden. Und das ist zu wenig.

Und, ja, das klingt auch wenig nach einem Content-Audit einer SEO-Agentur. Aber auch diese erfüllen dann viele notwendige Funktionen nicht, denn sie sind zu statisch und technisch überladen.

Letztlich ist es ja egal, wie das genannt wird: Wir können verstehen, was für den jeweiligen Fall nötig ist – und wählen dann das richtige Tool aus.

Erste Regel: Dein Produkt ist niemals fertig

Die irrige Annahme, dass ein Text geschrieben wird und dann fertig ist, ist weit verbreitet – aber irrig. Selbst perfekte Schreibende könnten den Inhalt, die Ansprache, den Stil, die Rechtschreibung, die Fakten und den Aufbau der Texte bewältigen. Doch selbst dann würde sich die Welt weiter drehen. Und der Ratgeber ist veraltet oder die News veraltet.

Hier gilt eine wichtige Unterscheidung: Ist eine News als News gekennzeichnet, kann sie in Würde altern. Vielleicht wird sie dann aus bibliografischem Interesse noch einmal gelesen. Doch sie ist alt und das darf sie sein. Das Gleiche gilt für Social Media Postings, Pressemitteilungen, Newsletter und alle anderen ganz bewusst auf einen Moment hin geschriebenen Texte.

Das gilt aber nicht für Ratgeber, Landingpages, deine Homepage Startseite, Einkaufshilfen und alles andere, das über einen längeren Zeitraum Menschen anlocken soll. Diese altern schnell und wirken dann wie ein gammeliges Schaufenster in der Fußgängerzone von Gelsenkirchen. Diese Inhalte benötigen Pflege und Aktualisierung. Ich habe darüber schon bei den SEO-Regeln geschrieben.

Hier kommt die Herausforderung für das Projektmanagement: Je mehr solcher Artikel, „Assets“ du auf deiner Webseite hast, umso mehr musst du aktualisieren. Das braucht erstens eine Übersicht der bestehenden Assets und zweitens Kapazitäten in allen Bereichen.

Arbeitest du also mit einem Redaktionsplan, muss der die Verwaltung alter Artikel erlauben. Ich habe recht lange nach einer Lösung für WordPress gesucht. Hierfür finden sich zwar tolle Plugins für die Themenplanung in der Zukunft (mit allen Kanälen und Beitragsarten). Aber einen Artikel als „muss bis 15. November aktualisiert werden“ zu kennzeichnen, ist nicht möglich. Hier sind Entwickler gefragt.

Ich habe mir deshalb in Notion ein Projektmanagement angelegt – das zeige ich dir weiter unten.

Zweite Regel: Das Ergebnis ist nur ein Mosaikstein

Genauso wenig wie ein Text nach dem Schreiben fertig ist, kann er allein leben und wirken. Und ich meine damit nicht nur die Bilder, die zur Darstellung eingebaut werden sollten. “Der Text” ist erst fertig, wenn es folgende Elemente gibt:

• Headlines
• Vorspann
• Fazit
• Zwischenüberschriften
• zusätzliche Kästen und Informationen
• Bilder, Grafiken, Videos
• weiterführende Infos
• daraufhin führende Teasertexte auf Homepage und in Newslettern
• die hinführenden Texte auf Google und den Sozialen Medien
• Verlinkungen von anderen Seiten auf diesen Text

Es mag noch mehr davon geben, du kennst deine Produktionen selbst gut genug.

Was hat das mit dem Projektmanagement zu tun? Damit aus all diesen Mosaiksteinen ein schlüssiges Bild entsteht, müssen diese geplant werden. Und das wird nicht passieren, wenn du eine Liste von Texten mit ihrem Veröffentlichungsdatum führst. All diese zusätzlichen Elemente benötigen ein Briefing, wie ich es hier beschrieben habe. Und vermutlich benötigst du dafür mehrere Menschen – dazu weiter unten.

Was diese, zweite Regel auch lehrt: Irgendwann ist Schluss mit bunter Kreativität. Alle diese unterschiedlichen Elemente zeigen auf den einen Kern, das eine Ziel – nämlich den Content mit seiner Haltung und seinen Fakten. Damit das in sich schlüssig bleibt, braucht es eine reine Produktionsphase in der alle Beteiligten genau wissen, worum es geht.

Dritte Regel: Viele Köche …

Die beiden ersten Regeln deuten es ja schon an: Content digital zu veröffentlichen ist immer auch Teamwork. Und Teamwork funktioniert am verlässlichsten, wenn alle das tun, was sie am besten können. Das setzt natürlich voraus, dass verschiedene Menschen mit sich ergänzenden Fähigkeiten zusammen arbeiten. Gehen wir mal davon aus.

Dann wird vielleicht mal die Konzeptionerin, danach der Texter und am Ende die Produktionerin das Werkstück “Content” zu verantworten haben. Oder es gibt eine Person, die alles durch alle Stufen werkelt. Beides kann funktionieren – nur nicht gleichzeitig.

Das Projektmanagement hat also die Herausforderung, jederzeit klarzumachen, wer derzeit die Verantwortung trägt. Falls du alleine an deinem Blog oder Buch arbeitest, bist das immer nur du. Dann wäre es allerdings ganz hilfreich, wenn du bewusst in die entsprechende Rolle rutschst. Wenn du also zuerst das Konzept erstellst, dann kreativ am Werkstück arbeitest und am Ende möglichst fokussiert den Content dorthin bringst, wo er wirken kann.

Ach, und noch ein kleines aber sehr entscheidendes Detail: Da Texte schnell veränderbar sind, steigt mit der Zahl der verschiedenen Dokumente die Gefahr einander überholenden Versionen. Zur dritten Regel gehört deshalb ein Tool, in dem alle in genau ein Dokument arbeiten – das alle Änderungen transparent macht. Also irgendeine Cloudlösung.

Mögliche Tools

Projektmanagement wird manchmal mit der Auswahl eines passenden Tools verwechselt. Allerdings haben dein Projektmanagement und jedes Tool lediglich eine gewisse Schnittmenge. Gleichwohl haben viele Projektmanager ihre Arbeit so richtig verstanden, nachdem sie sich früher Microsoft Project (sic!) oder heute Asana „unterworfen“ haben. Das kann Sinn ergeben, denn du lernst dann bei der Arbeit und verstehst Projekt-Ideen wie „Meilensteine“ oder „Agilität“ durch die Umsetzung.

Das Problem: Es gibt kein einziges Projektmanagement-Tool, keinen Redaktionsplan, mit dem die oben genannten Regeln umgesetzt werden können. Wählst du also zu schnell ein Tool mit einer geringen Schnittmenge, wirst du dir die Regeln abtrainieren. Mit einem klassischen Redaktionsplan wirst du bald vergessen, die bestehenden Assets zu aktualisieren. Und mit einem klassischen Projektmanagement-Tool wühlst du dich durch zu viel Organisationsarbeit.

Deshalb gilt für uns Schreibenden die Regel: erst die Regeln, dann das Tool. Und überhaupt ist es vielleicht schlau, wenn du erst einmal mit Tabellen oder von Hand ins Projektmanagement-Geschäft einsteigst und dir danach ein Tool zusammen klickst.

Hier einige Gedanken zu schon vorhandenen Tools.

Social Media Redaktionspläne

Bezeichnen wir sie lieber als „Social Media Management Tools“. Das sind Tools wie Brandwatch oder auch Hootsuite und viele neue, die jetzt noch schicker und noch cooler daher kommen. Fast alle haben eine Kalenderfunktion und alle beherrschen die meisten Social Media Kanäle wie Instagram, Facebook, Twitter, TikTok und was es noch so gibt.

Mit ihnen kannst du schöne Inhalte bauen, die auch Text enthalten. Und du kannst sie zu einem festgelegten Zeitpunkt posten, bekommst statistische Werte und die Reaktion der Follower.

Das mag für Social Media Manager:innen hilfreich sein. Von meinen fünf Punkten oben werden die meisten gar nicht abgedeckt. Deshalb vergessen wir diese Social Media Tools gleich wieder.

Content Marketing Redaktionspläne

Diese Tools sind ziemlich nah dran an dem, was wir benötigen. Ich nenne Scompler als ein Beispiel, das ich kenne, weil ich es mir einige Zeit angeschaut habe. In diesem entwickelst du eine Content-Marketing Strategie inklusive Zielgruppen und Nutzenversprechen. Es können – auch im Team – Inhalte erstellt und sogar auf verschiedenen Kanälen (auch etwa via WordPress) veröffentlicht werden. Scompler enthält ein Task-Management und ausführliche Tutorials, wie du mit dem Workflow darin arbeitest. Es gibt einen kostenlosen Basis-Account und verschiedene Preismodelle bis zu 199 €/Monat.

Es gibt andere, die ähnlich heißen und irgendwie auch mit Content arbeiten. Etwa Contentbird, in das ich vor einiger Zeit auch einen Blick geworfen habe. Mittlerweile ist das zu einer probaten Content-Suite geworden, in der du Inhalte planst, erstellst und Feedback via Nutzer:innen einholst oder die Conversion in Shop erhöhen kannst. Ach ja, und jetzt werkelt auch eine KI für dich. Zwei Nutzer:innen für nur 199 €/Monat.

Dir schwirren nun Funktionen und Preis und Workflows durch den Kopf? Genau das ist der Segen und der Fluch solcher Systeme: Damit wir sie für unsere Arbeit ordentlich nutzen können, müssen wir unsere Arbeit an ihren Workflow anpassen und deren Empfehlungen über die Produktion von Content folgen. Und das, was nicht drin ist (Ich habe in beiden keine zufriedenstellende Verwaltung von Assets gefunden, kann mich aber auch täuschen), fällt unter den Tisch.

Bevor du also solche Tools überhaupt erst testest, erarbeite dir im Laufe einiger Wochen deine Regeln und schaue, ob diese Tools dir bei deren Umsetzung helfen. Vermeide unbedingt einen schnellen Einstieg in eine Testphase, nach der du viel Geld für etwas zahlst, weil es halt schick und professionell aussah.

Projektmanagement mit Kanban

Statt nur mit Tabellen kannst du ohne Testphase direkt mit einem Kanban-Board bei Trello starten. Kanban deshalb, weil es super flexibel ist und immer ein bisschen hilft – auch ohne langes Onboarding. Und Trello deshalb, weil es kostenlos, intuitiv und state of the Art ist.

Die Idee von Kanban ist sehr einfach: Jeder Task bekommt ein Kärtchen mit mehr oder weniger tiefen Informationen. Dieses Kärtchen liegt auf dem Stapel „ToDo“. Wenn du dich darum kümmerst, ziehst du es auf „Doing“ und wenn du fertig bist, kommt es auf „Done“. Fertig.

Das klingt nach einer einfachen Taskliste und ist es auch. Dank eines digitalen Systemes wie Trello kannst du allerdings andere Menschen einladen, kannst ganze Texte und Bilder in die Kärtchen bauen und bei Bedarf in wenigen Sekunden einen Stapel für „zur Abnahme“ bauen – wenn du diesen benötigst.

Trello unterstützt dich also beim Denken und Entwickeln deines eigenen Workflows. Deshalb ist es – eine gewisse Zeit – fast immer ein guter Begleiter.

Was ein Kanban nicht kann: die Assets verwalten. Es ist zwar sehr einfach, darin die nötige und bevorstehende Aktualisierung eines Artikels als Kärtchen anzulegen – aber du hast keine Verwaltung der Inhalte. Also: Wann wurde eigentlich etwas aktualisiert und wäre erneut dran? Was haben wir überhaupt? Das könnte eigentlich jedes CMS (also WordPress) am besten. Aber diese Plugins gibt es nun mal nicht.

Mit dem Kanban bist du schon ziemlich nahe dran. Vielleicht brauchst du nur noch eine Ergänzung in einem Tabellentool. Oder du baust dir dein Tool selbst …

Selbstgebautes Projektmanagement

Das klingt so klasse nach DYI. Und vielleicht funktioniert das auch nach ähnlichen Regeln. Wenn ich mir in der Wohnung etwas selbst bauen will, gehe ich so vor:

• Was benötige ich eigentlich?
• Gibt es das schon fertig zu kaufen?
• Welches Material und welche Tools benötige ich dafür?
• An welcher Ecke fange ich am besten an?

Und dann werkle ich mich durch. Entscheidend ist, dass ich mich zuvor – auch mit den Mitbewohner:innen – damit beschäftigt habe, was es eigentlich sein soll. Ein Schrank? Ein Regal? Oder vielleicht nur ein Kleiderständer? Möglicherweise genügt es ja auch, einfach einen Stuhl in den Flur zu stellen, um Jacken darüberzulegen. Dann zeigt sich, wie häufig überhaupt welche darauf liegen.

Und darum möchte ich dich nun auch bitten: Schnappe dir ein Tool, mit dem du etwas Struktur in den Tag bringen kannst. Vielleicht eine Excel- bzw. Google-Tabelle oder ein Trello-Board. Und beginne damit, alle Tätigkeiten darin zu sammeln. Das können sein:

• Welche neuen Artikel sollen geschrieben werden?
• Welche Artikel müssen aktualisiert werden?
• Welche Newsletter und Postings stehen an?
• Gibt es Themen- oder Projekt-Ideen?
• Werden technische Erweiterungen oder SEO-Maßnahmen benötigt?
• Schulungen? Bücher, die zu lesen sind?
• Was noch?

Entscheidend ist in dieser Phase, dass du alles an einem Ort versammelst und wirklich jeden Tag damit arbeitest. Nur dann kannst du, kann das Team erkennen, was davon welche Informationen benötigt und immer wieder auftaucht.

Nach einigen Wochen erkennst du dann, ob du wirklich einen Kalender benötigst, wie umfangreich die Sammlung von Assets sein muss, ob es sich lohnt, Ideen und Recherchematerial in der Themensammlung zu speichern und wer auf was zugreifen muss.

Bei mir sah das nach einigen Wochen so aus. Auf einen Kalender kann ich verzichten. Und dank Notion kann ich in jeder Aufgabe massenhaft Recherchematerial und Ideen sammeln. Da ich allein arbeite, benötige ich keine „Verantwortlichen“.

Womit starten?

Ob DYI oder ein bestehendes Tool: Starte mit einer Bestandsaufnahme des bestehenden Inhalts und allem, was in den nächsten Tagen und Wochen zu tun ist.